Nálunk a telephelyen az a mondás járja, hogy egy hordó sem mozdul papír nélkül. Ez nem szólás, hanem a napi valóság: mérlegelés, kísérőjegy, aláírás, és csak utána indul a jármű. Kilenc éve dolgozom ebben a szakmában, és az első fél évben azt hittem, hogy a nehéz része a rakodás. Nem az. A nehéz része az, hogy minden egyes tétel mögött ott legyen a hozzá tartozó dokumentum, ugyanazzal a súllyal, ugyanazzal a kóddal, ugyanazzal a dátummal.
Az elmúlt években ez a szemlélet teljesen átalakult a fejemben. Régen bosszantott, hogy a sofőr tíz percet áll a rámpánál, amíg a papírokat átnézik. Ma már én vagyok az, aki visszaküldi a szállítmányt, ha az egyik hordó címkéje elmosódott. Egy rosszul dokumentált fuvar nemcsak bírságot jelent, hanem azt is, hogy a következő ellenőrzésnél mindent kétszer néznek meg. A rend itt nem kényelmi kérdés, hanem a szakma alapja, és aki ezt egyszer megérti, az máshol sem hagy nyitva papírügyeket.
A telephelytől távol is volt idén egy ilyen helyzet, ahol pont ez a szemlélet mentett meg egy nagy kellemetlenségtől.
Tavasszal beadtam a derekamat, és a munkám mellett elindítottam egy kis vállalkozást, amiben konténerek és tárolóedények tisztítását vállalom. Amikor kiderült, hogy céget kell hozzá alapítani, a szomszédom volt az első, akit megkérdeztem, mert ő tizenöt éve vezet egy kis műhelyt. Nem tanácsot adott, hanem elküldött egy linket azzal, hogy előbb ezt olvassam el, mert ő anno mindet elkövette. Így jutottam el a grossoffice.hu oldalára, ahol a cégalapítás TOP 10+1 hiba pontjait egyenként végigolvastam. Ez a cég egyébként a gyakorlatban is segít számos szolgáltatásával, ugyanakkor informálódni tényleg annyira hibátlan és tökéletes, hogy ebben a világban szrintem mindenkinek látnia kellene.
Az említett lista első fele engem nem nagyon érintett, a hatodik pont viszont pontosan rólam szólt. Én is a lakcímemet akartam megadni székhelynek, mert az volt kéznél. Ott értettem meg, hogy a cég hivatalos címére nemcsak reklám érkezik, hanem határidős értesítés is, és ha azt délelőtt nem veszi át senki, azzal a saját dolgomat nehezítem meg. Aki hozzám hasonlóan naphosszat telephelyen van, annak ez nem apróság.
A munkámban van erre egy jó párhuzam. Amikor egy szállítmány elindul, a kísérőokmány nem azért készül, hogy legyen papír, hanem azért, hogy fél év múlva is meg lehessen mondani, mi hova került és ki vette át. Aki ezt csak formaságnak nézi, az az első ellenőrzésnél megtanulja, hogy nem az. A cég körüli iratokkal pontosan ugyanez a helyzet: nem akkor van rájuk szükség, amikor keletkeznek, hanem akkor, amikor valaki rákérdez. A telephelyen ezt kilenc év alatt vertem magamba, a saját cégemnél viszont majdnem elkövettem ugyanazt a hibát, amit a kezdő sofőröknél szoktam kiszúrni.
A Cégalapítás TOP 10+1 hiba – székhelyszolgáltatás 2.190 Ft /hó-tól oldalon nézegettem tovább, mit ad a székhelyszolgáltatás azon kívül, hogy van egy üzleti címem. Az iratokat elektronikusan archiválják, a beérkező küldeményeket postai meghatalmazással veszik át, és az alapcsomagban benne van a hónap végi postázás is. Nekem a hónap végi köteg pont jó ritmus, mert a hivatalos papírokat úgyis egyszerre szoktam átnézni, ahogy a fuvarleveleket is.